Администрации Томской области

Об утверждении программы профилактики рисков

причинения вреда  (ущерба)

охраняемым законом ценностям на 2025 год

1. В соответствии со статьей 44 Федерального закона от 31 июля 2020 года № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» и Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 июня 2021 года № 990 «Об утверждении Правил разработки и утверждения контрольными (надзорными) органами программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям» утвердить программу профилактики рисков причинения вреда  (ущерба) охраняемым законом ценностям на 2025 год согласно приложению к настоящему распоряжению.

2. Отделу стратегического планирования Департамента по культуре Томской области (Ильичёва Т.И.), разместить данное распоряжение на официальном сайте Департамента по культуре Томской области.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

И.о. начальника Департамента                                                               Л.В. Важова
 

Г.В. Букатова

Приложение к распоряжению

Департамента по культуре Томской области

от _______________№_________

Программа профилактики рисков причинения вреда  (ущерба)

охраняемым законом ценностям на 2025 год

Общие положения

Настоящая программа профилактики рисков причинения вреда  (ущерба) охраняемым законом ценностям на 2025 год (далее – Программа), разработана в целях предупреждения нарушения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее – контролируемые лица) обязательных требований, соблюдение которых оценивается Департаментом по культуре Томской области (далее – Департамент) при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Томской области (далее – контроль), устранения причин, факторов и условий, способствующих нарушению таких обязательных требований.

Организация и проведение профилактических мероприятий Департамента, направленных на предупреждение нарушения обязательных требований, осуществляется ответственными исполнителями на основании Перечня профилактических мероприятий, являющегося частью Программы.

Департамент ежегодно в срок до 1 февраля года, следующего за годом утверждения Программы, готовит доклад об итогах профилактических работ за год. Доклад об итогах профилактической работы должен включать в себя результаты мониторинга и уровня развития Программы и эффективности и результативности профилактических мероприятий.

Информация о текущих результатах профилактической работы, готовящихся и состоявшихся профилактических мероприятиях, а также Программа должны размещаться на официальном сайте Департамента.

Анализ текущего состояния регионального государственного

контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле, описание текущего состояния и развития профилактической деятельности Департамента, характеристика проблем, на решение которых  направлена Программа

В деятельности организаций ежегодно образуется значительный объем документов, имеющих историческую ценность и социальную значимость. Во всех организациях создаются личные дела работников, лицевые счета и другие документы, подтверждающие размер заработной платы, документы о награждении. Организации-источники комплектования государственных и муниципальных архивов создают документы, которые могут быть включены в состав Архивного фонда Российской Федерации и в дальнейшем отнесены к числу особо ценных и уникальных документов Томской области.  Государственные и муниципальные архивы осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Во многих организациях финансирование деятельности по упорядочению документов и обеспечение надлежащих условий хранения осуществляется по остаточному принципу, нагрузка по осуществлению этой деятельности возлагается дополнительно на специалистов, имеющих другие должностные обязанности. Это влечет нарушение законодательства об архивном деле: не производится экспертиза ценности, дела хранятся неоформленные и не описанные, что создает сложности для поиска необходимых документов и может повлечь нарушение прав граждан и организаций на предоставление информации. Ненадлежащие условия хранения создают угрозу утраты архивных документов, их физического и биологического повреждения.

Наиболее значимыми рисками деятельности в сфере архивного дела являются:

1. утрата документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, их физическое или биологическое повреждение. В соответствии со статьей 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон №125-ФЗ) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, обязаны также передавать документы Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные (муниципальные) архивы. Несоблюдение этих обязанностей, либо ненадлежащее их соблюдение может повлечь утрату исторически значимой информации;
2. нарушение конституционного права граждан и организаций на получение информации. Утрата документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, их физическое или биологическое повреждение влечет не только утрату исторически значимой информации, она также создает трудности или делает невозможным реализацию права граждан и организаций на получение информации, что, в свою очередь, может повлечь невозможность подтверждения трудового стажа, размера заработной платы, фактов награждения и негативно сказаться на качестве жизни граждан.

Федеральным законом №125-ФЗ предусмотрено осуществление контроля уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела за соблюдением обязательных требований, установленных в соответствии с федеральными законами Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами субъектов Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории соответствующего субъекта Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в пункте 1 части 2 статьи 16 Федерального закона № 125-ФЗ.

 Положение о Департаменте по культуре Томской области, утвержденное постановлением Губернатора Томской области от 14 ноября 2012 года №158, определяет, что таким органом государственной власти, уполномоченным осуществлять контроль за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Томской области является Департамент по культуре Томской области.

Контроль направлен на реализацию мер по контролю за соблюдением архивного законодательства и уменьшения вреда от нарушения этого законодательства государству и гражданам.

В соответствии с Положением о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Томской области, утвержденным Постановлением Администрации Томской области от 01.10.2021 № 419а, контроль в сфере архивного дела  осуществляется на основе управления рисками причинения вреда (ущерба), определяющего выбор контрольных (надзорных) мероприятий, их содержание (в том числе объем проверяемых обязательных требований в сфере архивного дела), интенсивность и результаты. Для целей управления рисками причинения вреда (ущерба) документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам, при осуществлении контроля в сфере архивного дела объекты контроля относятся к следующим категориям риска причинения вреда (ущерба) (далее – категории риска): значительного риска, среднего риска и низкого риска.

При отнесении объектов контроля к определенной категории риска при осуществлении контроля в сфере архивного дела учитывается тяжесть потенциальных негативных последствий возможного несоблюдения контролируемыми лицами обязательных требований в сфере архивного дела.

По результатам проверок в связи с выявленными нарушениями обязательных требований Департаментом было вынесено предписаний:

− в 2020 году – 4;

– в 2021 году – 20.

Контрольные (надзорные) мероприятия, а также профилактические мероприятия проводятся в соответствии с Федеральным законом от 31 июля 2020 года № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации». Во исполнение него принят целый ряд нормативных правовых документов федерального  и регионального уровня.

Так, осуществление регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Томской области с 10 октября 2021 года регулируется Постановлением Администрации Томской области от 01.10.2021 № 419а «Об утверждении Положения о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Томской области». Приказ Департамента по культуре и туризму Томской области от 6 марта 2017 года     № 048/01-09 «Об утверждении Административного регламента осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле» утратил силу.

В 2022–2024 годах проведение контрольных (надзорных) мероприятий ограничено Постановлением Правительства Российской Федерации от 10 марта 2022 года № 336 «Об особенностях организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля». В связи с этим деятельность Департамента по культуре Томской области была сосредоточена на проведении профилактических мероприятий.

В целях профилактики нарушений обязательных требований по состоянию на сентябрь 2024 года Департаментом проведены следующие профилактические мероприятия:

— разработана и размещена на официальном сайте Департамента программа профилактики рисков причинения вреда  (ущерба) охраняемым законом ценностям на 2024 год;

— проведено обобщение и анализ правоприменительной практики осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Томской области за 2023 год, на официальном сайте Департамента размещён доклад, содержащий результаты обобщения правоприменительной практики осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Томской области за 2023 год;

— проведено три обучающих семинара: два для специалистов, ответственных за ведение делопроизводства, учет, хранение, комплектование и использование архивных документов в организациях в Кожевниковском районе и г. Томске, один - для работников муниципальных архивов;

— проведено два профилактических визита в организации, один - в связи с отнесением к категории значительного риска, один - по инициативе контролируемого лица;

— направлено 1 предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований.

 В настоящее время в деятельности Департамента приоритетным становится осуществление профилактических мероприятий. Наибольший эффект среди них показывают осуществление консультирования, проведение профилактических визитов,  объявление предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований. Указанные мероприятия могут осуществляться как по инициативе контрольных (надзорных) органов, так и в связи с поступлением сведений о возможных нарушениях обязательных требований или по инициативе самих контролируемых лиц.

Консультирование контролируемых лиц и их представителей осуществляется должностным лицом Департамента в соответствии со статьей 50 Федерального закона № 248-ФЗ в письменной форме при их письменном обращении, в устной форме по телефону, на личном приеме у должностного лица Департамента или в ходе осуществления контрольного (надзорного) мероприятия, профилактического визита.

Департаментом осуществляется консультирование, в том числе письменное, по следующим вопросам:

1) профилактика рисков нарушения обязательных требований;

2) порядок осуществления контроля;

3) порядок обжалования решений Департамента;

4) иные вопросы, касающиеся осуществления контроля.

По итогам консультирования информация в письменной форме контролируемым лицам не предоставляется, за исключением случаев консультирования на основании обращений контролируемых лиц, поступивших в письменной форме в порядке и сроки, установленные федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-фз «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

При наличии двух и более обращений в течение трех месяцев по одним и тем же вопросам от разных контролируемых лиц или их представителей консультирование по однотипным обращениям осуществляется посредством размещения на официальном сайте Департамента в сети «Интернет» письменного разъяснения, подписанного начальником Департамента, без указания в таком разъяснении сведений, отнесенных к категории ограниченного доступа.

В целях получения сведений о действующих обязательных требованиях в сфере архивного дела и соответствии им осуществляемой юридическим лицом деятельности, контролируемое лицо может обратиться в Департамент с просьбой о проведении профилактического визита, который может проводится как по месту осуществления деятельности контролируемого лица, так и онлайн. В ходе него специалистами Департамента будут предоставлены исчерпывающие сведения о действующих обязательных требованиях в сфере архивного дела, а также даны рекомендации о том, как привести деятельность юридического лица в соответствие с ними. По результатам профилактического визита представление об устранении нарушений обязательных требований не выдается. Протокол об административном правонарушении также не составляется.

Предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований может быть направлено контролируемому лицу при наличии у Департамента сведений о готовящихся нарушениях обязательных требований или признаках нарушений обязательных требований.

Указанные меры ведут к росту уровня знаний о требованиях, предъявляемых нормативными правовыми актами в сфере архивного дела, что, в свою очередь, приводит к снижению количества выявляемых нарушений.

Цели и задачи реализации Программы

Целями реализации Программы являются:

1) предупреждение нарушений обязательных требований;

2) устранение причин, факторов и условий, способствующих возможному нарушению обязательных требований;

3) повышение прозрачности системы контроля за соблюдением законодательства об архивном деле;

4) снижение издержек как Департамента, так и контролируемых лиц при осуществлении контроля за соблюдением законодательства об архивном деле;

5) снижение административной нагрузки на контролируемых лиц;

6) создание мотивации к добросовестному поведению и, как следствие, снижение уровня ущерба охраняемым законом ценностям.

Задачами реализации Программы являются:

1) формирование единообразного понимания обязательных требований у всех участников осуществляемой Департаментом контрольной (надзорной) деятельности;

2) выявление причин, факторов и условий, способствующих нарушению обязательных требований контролируемыми лицами, определение способов их устранения или снижения рисков возникновения;

3) выявление типичных нарушений обязательных требований и подготовка предложений по их профилактике.

Перечень профилактических мероприятий, сроки (периодичность) их проведения