Администрации Томской области

Наименование вида регионального государственного контроля (надзора), включенного в единый реестр видов контроля

Наименование контрольного (надзорного) органа

Реквизиты нормативного правового акта об утверждении формы проверочного листа

Вид контрольного (надзорного) мероприятия

Объект государственного контроля (надзора), в отношении которого проводится контрольное (надзорное) мероприятие

Наименование юридического лица, его идентификационный номер налогоплательщика и основной государственный регистрационный номер, адрес юридического лица (его филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), являющегося контролируемым лицом

Место (места) проведения контрольного (надзорного) мероприятия

Реквизиты решения контрольного (надзорного) органа о проведении контрольного (надзорного) мероприятия

Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия

Должность, фамилия, имя, отчество должностного лица контрольного (надзорного) органа, проводящего контрольное (надзорное) мероприятие и заполняющего проверочный лист

Дата заполнения проверочного листа

Контрольные вопросы, отражающие содержание обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных сведений

Реквизиты нормативных правовых актов с указанием структурных единиц этих актов

Ответы на контрольные вопросы

Примечание

да

нет

неприменимо

1

                             2

3

4

5

6

Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

1. Наличие  организационно-распорядительных документов, в которых закреплены функции и полномочия подконтрольного субъекта по созданию архива, хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов:

Часть 4.1 статьи 6, часть 1 статьи 13, части 4 и 5 статьи 14 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Пункт 16 части 1 статьи 15 и пункт 22 части 1 статьи 16 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»

устава (положения) подконтрольного субъекта

положения о структурных подразделениях подконтрольного субъекта

должностных инструкций (должностных регламентов) специалистов подконтрольного субъекта

2. Наличие договоров между собственником или владельцем архивных документов и контролируемым лицом о включении документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного Фонда Российской Федерации

Части 4, 7 статьи 6, часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

3. Наличие договора между контролируемым лицом и собственником или владельцем документов о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации

Часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

4. Наличие договора хранения архивных документов, переданных собственником или владельцем на хранение контролируемому лицу

Пункт 1 части 2 статьи 7, пункт 2 части 1 статьи 8 и часть 4 статьи 18 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Пункт 21.4  Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 (далее – Правила от 02.03.2020 № 24)

5. Наличие договора о передаче архивных документов между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и контролируемым лицом

Части 8, 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ  «Об архивном деле в Российской Федерации»

Пункт 37.7 Правил от 02.03.2020 № 24

6. Наличие договоров дарения, завещания, купли-продажи, решение суда о передаче документов контролируемому лицу

Часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ  «Об архивном деле в Российской Федерации»

Пункт 37.8  Правил от 02.03.2020 № 24

7. Наличие согласованной с ЭПК и утвержденной руководителем контролируемого лица  номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве

Пункты 4.14 - 4.18. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивногофонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерством культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526(далее –Правила от 31.03.2015№ 526)

8. Наличие положения о дирекции и комиссиях контролируемого лица, регулирующих архивное дело и проведение обязательной экспертизы ценности документов и иных коллегиальных органах и протоколов их заседаний

Части 5, 6 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

пункты 4.7. - 4.11. Правил от 31.03.2015№ 526

9. Наличие зданий (помещений), соответствующих нормативным требованиям к хранению архивных документов

Части 1-2 статьи 15 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Пункты 3.1-3.3  Правил от 02.03.2020 № 24

10. Наличие документа, подтверждающего проведение обследования здания (помещения), приспособленного для размещения архива, на соответствие установленным требованиям

Часть 5 статьи 14, части 1-2 статьи 15 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Пункт 3.2 Правил от 02.03.2020 № 24

11. Соблюдение охранного режима в здании и (или) помещениях контролируемого лица

Пункты 5.3–5.10  Правил от 02.03.2020 № 24

12. Наличие утвержденной инструкции о порядке осуществления охраны государственного архива, согласованной с осуществляющим охрану подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации

Пункт 5.3  Правил от 02.03.2020 № 24

13. Наличие утвержденной в установленном порядке инструкции об охранном режиме контролируемого лица, регламентирующей получение, сдачу ключей и помещений под охрану, обеспечивающей нормативные условия хранения архивных документов

Пункт 5.9 Правил от 02.03.2020 № 24

14. Наличие журнала регистрации (учета) ключей к замкам помещений контролируемого лица

Пункт 5.9 Правил от 02.03.2020 № 24

15. Наличие договоров с охранными предприятиями, позволяющих обеспечить нормативные условия хранения архивных документов

Пункт 5.3  Правил от 02.03.2020 № 24

16. Оборудование средствами антитеррористической защищенности

Пункт 5.6  Правил от 02.03.2020 № 24

17. Обеспечение защиты информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и в информационной системе архива

Пункт 5.11 Правил от 02.03.2020 № 24

18. Соблюдение температурно-влажностного режима в здании и (или) помещениях контролируемого лица

Пункты 5.13–5.16 Правил от 02.03.2020 № 24

19. Наличие и размещение контрольно-измерительных приборов температуры и относительной влажности воздуха

Пункт 5.17 Правил от 02.03.2020 № 24

20. Ведение журнала учета температурно-влажностного режима

Пункт 5.17 Правил от 02.03.2020 № 24

21. Соблюдение светового режима в здании и (или) помещениях контролируемого лица

Пункты 5.18–5.20 Правил от 02.03.2020 № 24

22. Соблюдение санитарно-гигиенического режима в здании и (или) помещениях контролируемого лица

Пункты 5.21–5.25 Правил от 02.03.2020 № 24

23. Наличие плана (схемы) размещения архивных фондов в архивохранилище, утвержденного руководителем контролируемого лица

Пункт 8.1 Правил от 02.03.2020 № 24

24. Наличие оборудования для хранения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, стационарные отсек-боксы с металлическими перегородками и полками), соответствующего установленным требованиям

Пункт 4.1 Правил от 02.03.2020 № 24

25. Соблюдение нормативов установки стационарных стеллажей, шкафов, сейфов, шкафов-стеллажей в архивохранилищах

Пункты 4.2–4.3 Правил от 02.03.2020 № 24

26. Соблюдение требований к первичным средствам хранения архивных документов

Пункты 6.1–6.2 Правил от 02.03.2020 № 24

27. Соблюдение требований к размещению архивных документов в первичных средствах хранения

Пункты 6.3–6.5 Правил от 02.03.2020 № 24

28. Наличие карточек (листов) постеллажного и пофондового топографических указателей, соответствующих установленным требованиям

Пункт 8.4 Правил от 02.03.2020  № 24

29. Обеспечение сейфового хранения уникальных документов с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями

Пункт 8.3 Правил от 02.03.2020  № 24

30. Наличие плана проведения проверки наличия и состояния архивных документов

Пункты 10.1–10.2 Правил от 02.03.2020 № 24

31. Наличие листов и актов проверки наличия и состояния архивных документов, наличие и соответствие записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов

Пункты 10.4–10.6 Правил от 02.03.2020 № 24

32. Наличие карточек учета и картотеки необнаруженных архивных документов

Пункт 10.7 Правил от 02.03.2020 № 24

33. Наличие акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

Пункт 10.8 Правил от 02.03.2020 № 24

34. Наличие справок о проведении розыска

Пункт 10.8 Правил от 02.03.2020 № 24

35. Наличие письменного решения вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела о снятии с учета необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны

Пункт 10.9 Правил от 02.03.2020 № 24

36. Наличие приказа (иного правового акта) руководителя государственного архива о снятии с учета необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны

Пункт 10.9 Правил от 02.03.2020 № 24

37. Наличие актов по результатам проверки физико-химического и технического состояния с указанием на необходимость (отсутствие необходимости) проведения их физико-химической и (или) технической обработки с указанием сроков ее проведения.

Пункт 11.8 Правил от 02.03.2020 № 24

38. Наличие картотеки (книги) учета физического (технического) состояния архивных документов

Пункт 11.9 Правил от 02.03.2020 № 24

39. Наличие карточек учета архивных документов с повреждениями носителя, текста

Пункт 11.9 Правил от 02.03.2020 № 24

40. Наличие карточек учета технического состояния аудиовизуальных документов

Пункт 11.9 Правил от 02.03.2020 № 24

41. Наличие карточек учета технического состояния носителя электронных документов

Пункт 11.9 Правил от 02.03.2020 № 24

42. Наличие письменного решения вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета

Пункт 13.2 Правил от 02.03.2020 № 24

43. Наличие приказа (иного правового акта) руководителя контролируемого лица о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета

Пункт 11.9 Правил от 02.03.2020 № 24

44. Наличие книг учета выдачи архивных документов, описей дел, копий фонда пользования из архивохранилища

Пункт 14.8 Правил от 02.03.2020 № 24

45. Соблюдение сроков выдачи архивных документов

Пункт 14.6 Правил от 02.03.2020 № 24

46. Соблюдение порядка оформления выдачи архивных документов, дел, копий фонда пользования, описей дел, документов из архивохранилища заказом (требованием)

Пункт 14.7 Правил от 02.03.2020 № 24

Пункт 3.2.6. Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства культуры России от 03.06.2013 № 635

47. Наличие письменных разрешений на выдачу архивных документов из архивохранилища

Пункт 14.1 Правил от 02.03.2020 № 24

пункт 2.3. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства культуры России          от 03.06.2013 № 635

48. Использование карт – заместителей при выдаче архивных дел из архивохранилища

Пункт 14.10 Правил от 02.03.2020 № 24

49. Наличие листов использования, листов-заверителей в архивных документах, выдаваемых из архивохранилища

Пункт 14.5 Правил от 02.03.2020 № 24

50. Наличие актов о выдаче архивных документов во временное пользование, гарантийных писем об обеспечении нормативных условий хранения архивных документов, выданных во временное пользование, книги регистрации (учета) выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища во временное пользование

Пункты 14.1, 14.6 Правил от 02.03.2020 № 24

51. Наличие фонда пользования, страховых копий особо ценных документов, в том числе уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, актов технического состояния копий страхового фонда

статья 17 Федерального закона 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Разделы 18 и 19 Правил от 02.03.2020 № 24

Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

52. Наличие паспорта архива, осуществляющего хранение и учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Статья 19 Федерального закона от  22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 № 11

53. Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями книги учета поступлений документов с итоговой записью о количестве поступивших архивных документов на 1 января каждого года

Пункты 23.2, 26.2 Правил от 02.03.2020 № 24

54. Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями списка фондов с итоговой записью о количестве поступивших и выбывших архивных фондов, архивных фондов, находящихся на хранении в государственном архиве на 1 января каждого года

Пункты 21.4, 23.2, 26.2 Правил от 02.03.2020 № 24

55. Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями листов фондов

Пункты 23.2, 26.2, 26.3 Правил от 02.03.2020 № 24

Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 № 11

56. Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями листов учета аудиовизуальных документов

Пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 № 24

57. Соблюдение порядка учета аудиовизуальных и электронных документов

Раздел 29 Правил от 02.03.2020 № 24

58. Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями дел фондов, содержащих весь комплекс документов, указанных в Правилах от 02.03.2020 № 24

Пункты 23.2, 24.3, 26.2, 26.3, 41.3, 55.3 Правил от 02.03.2020 № 24

59. Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями реестра описей дел, документов, с итоговой записью о количестве поступивших и выбывших описей дел, и их общем количестве на 1 января каждого года

Пункт 23.2 Правил от 02.03.2020 № 24

60. Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями описей дел, документов, наличие в них достоверных итоговых записей и других отметок, предусмотренных Правилами от 02.03.2020 № 24

Пункт 23.2, раздел 40 Правил от 02.03.2020 № 24

61. Наличие паспортов архивохранилищ

Пункт 23.2 Правил от 02.03.2020 № 24

62. Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями листов учета и описания уникальных документов

Пункт 23.3 Правил от 02.03.2020 № 24

63. Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями списка фондов, содержащих особо ценные документы

Пункты 23.3, 28.2 Правил от 02.03.2020 № 24

64. Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями описей особо ценных дел, документов или перечня номеров особо ценных дел, документов (номерника)

Пункты 23.3, 28.2 Правил от 02.03.2020 № 24

65. Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями реестра описей особо ценных дел, документов

Пункты 23.2, 28.2 Правил от 02.03.2020   № 24

66. Размещение учетных документов, в том числе первых экземпляров описей дел, документов в изолированном помещении или рабочей комнате работника (работников), ответственного (ответственных) за учет документов

Пункт 24.1 Правил от 02.03.2020 № 24

67. Размещение вторых экземпляров описей дел, документов в архивохранилище обособленно от архивных документов

Пункт 24.2 Правил от 02.03.2020 № 24

68. Наличие актов приема на хранение документов личного происхождения и решения ЭПК о приеме этих документов контролируемым лицом

Пункты 26.1, 37.9, 37.10 Правил от 02.03.2020 № 24

69. Соблюдение порядка учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение контролируемым лицом

Пункты 8.2, 21.4 Правил от 02.03.2020   № 24

70. Наличие актов приема-передачи  архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение контролируемым лицом

Пункты 8.2, 21.4 Правил от 02.03.2020   № 24

71. Соблюдение порядка учета копий страхового фонда и фонда пользования наличие книг учета поступлений страхового фонда и фонда пользования

Пункт 23.3, раздел 32 Правил от 02.03.2020 № 24

72. Наличие книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования

Раздел 32 Правил от 02.03.2020 № 24

73. Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями описей страхового фонда, наличие в них достоверных итоговых записей и других отметок, предусмотренных Правилами от 02.03.2020 № 24

Пункт 32.2 Правил от 02.03.2020 № 24

74. Наличие актов приема-передачи архивных дел, документов на хранение контролируемым лицом

Пункты 26.1, 37.8, 37.16 Правил от 02.03.2020 № 24

75. Наличие актов возврата документов собственнику

часть 8 статьи 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ  «Об архивном деле в Российской Федерации»

Пункт 26.1, раздел 55 Правил от 02.03.2020 № 24

76. Наличие актов об изъятии подлинных единиц хранения, документов, разрешения на их изъятие и копий взамен изъятых документов

Пункты 26.1, 55.3, 55.4 Правил от 02.03.2020 № 24

77. Наличие актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Пункты 26.1, 36.5, 36.6 Правил от 02.03.2020 № 24

78. Наличие приемо-сдаточных накладных, по которым передаются на утилизацию архивные документы, подлежащие уничтожению

Пункт 36.9 Правил от 02.03.2020 № 24

79. Соблюдение порядка учета рассекреченных документов, наличие актов о рассекречивании архивных документов

Раздел 54 Правил от 02.03.2020 № 24

80. Наличие актов о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов

Пункт 26.1 Правил от 02.03.2020 № 24

81. Наличие актов описания архивных документов, переработки описей

Пункты 26.1, 41.1 Правил от 02.03.2020 № 24

82. Наличие актов о технических ошибках в учетных документах

Пункты 10.4, 26.1 Правил от 02.03.2020 № 24

83. Наличие актов об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду или неучтенных в данном фонде

Пункты 10.4, 26.1 Правил от 02.03.2020 № 24

84. Наличие вспомогательных учетных документов, включенных в схему учета архивных документов

Пункт 23.1 Правил от 02.03.2020 № 24

85. Наличие учетных баз данных, соответствующих приказу Министерства культуры Российской Федерации от 23.10.2000 № 64 «Об утверждении временного порядка автоматизированного государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах»

Пункт 21.1 Правил от 02.03.2020 № 24

Организация комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

86. Наличие списка организаций – источников комплектования архива установленной формы, согласованного с ЭПК и утвержденного руководителем государственного архива, справок о включении организаций в список источников комплектования или исключении из него

статья 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ   «Об архивном деле в Российской Федерации»

Раздел 35 Правил от 02.03.2020 № 24

87. Наличие списка физических лиц (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования архива, согласованного с ЭПК и утвержденного руководителем государственного архива, справок о включении граждан в список источников комплектования или исключении из него

статья 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Раздел 35 Правил от 02.03.2020 № 24

88. Наличие договоров об отношениях и сотрудничестве с организациями негосударственной собственности, гражданами – источниками комплектования архива

Пункт 35.1 Правил от 02.03.2020 № 24

89. Наличие наблюдательных дел организаций – источников комплектования архива, содержащих комплекс документов, характеризующих правовой статус и деятельность организации, работу ее архива и организацию документооборота (паспорт архива организации, положение об архиве и экспертной комиссии, правовые акты о создании архива и составе экспертной комиссии, о назначении ответственного за архив, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел и т.д.)

Пункт 35.9 Правил от 02.03.2020 № 24

90. Наличие планов-графиков приема документов на постоянное хранение, утверждения и согласования описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, согласования номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях организаций, инструкций по делопроизводству

часть 2 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Пункты 4.11, 4.18 Правил от 31 марта 2015 года № 526;

Пункт 37.2 Правил от 02.03.2020 № 24

91. Соблюдение порядка приема архивных документов от организаций и граждан – источников комплектования архива

Раздел 37 Правил от 02.03.2020 № 24

Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

92. Наличие архивных справочников (путеводителей, каталогов, указателей, обзоров)

Пункт 39.1 Правил от 02.03.2020 № 24

93. Наличие журналов (книг, баз данных) регистрации поступающих запросов

Пункт 46.2 Правил от 02.03.2020 № 24

94. Соблюдение порядка доступа к архивным документам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив

Статьи 24 - 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Раздел 45 Правил от 02.03.2020 № 24

95. Наличие письменного разрешения гражданина, наследников данного гражданина на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также к сведениям, создающим угрозу для его безопасности

Статьи 24 - 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Раздел 45 Правил от 02.03.2020 № 24

96. Соблюдение порядка и сроков исполнения запросов пользователей

Пункт 46.6 Правил от 02.03.2020 № 24

97. Соблюдение порядка оформления и выдачи архивных справок, выписок и копий архивных документов пользователям 

Статья 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Пункты 46.8–46.14 Правил от 02.03.2020 № 24

98. Наличие заявлений, писем граждан и организаций о получении архивной справки по документальным материалам, вторых экземпляров архивных справок

Статья 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Пункты 46.8–46.14 Правил от 02.03.2020 № 24

99. Соблюдение порядка работы пользователей с архивными документами в читальном зале

Раздел 48 Правил от 02.03.2020 № 24

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 № 143

100. Соблюдение порядка ведения личных дел пользователей в читальном зале

Раздел 48 Правил от 02.03.2020 № 24

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 № 143

101. Наличие журнала учета посетителей (посещений) читального зала и тематики исследований

Раздел 48 Правил от 02.03.2020 № 24

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 № 143

102. Наличие заказов на копирование архивных документов и журналов (книг) их учета

Раздел 47 Правил от 02.03.2020 № 24

103. Ведение учета использования архивных документов

Раздел 51 Правил от 02.03.2020 № 24