Администрации Томской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об утверждении программы профилактики рисков

причинения вреда  (ущерба)

охраняемым законом ценностям на 2022 год

1. В соответствии с Федерального закона от 31 июля 2020 года № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» и Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 июня 2021 года № 990 «Об утверждении Правил разработки и утверждения контрольными (надзорными) органами программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям» утвердить программу профилактики рисков причинения вреда  (ущерба) охраняемым законом ценностям на 2022 год (Приложение).

2. Климанову Андрею Валерьевичу, главному специалисту комитета кадровой политики и организационно-правовой работы Департамента по культуре Томской области, разместить данное распоряжение на официальном сайте Департамента по культуре Томской области.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Начальник Департамента                                                                          П.Л.Волк
 

Л.В.Кодочигова

Приложение к распоряжению

Департамента по культуре Томской области

от _______________№_________

Программа профилактики рисков причинения вреда  (ущерба)

охраняемым законом ценностям на 2022 год

Общие положения

Настоящая программа профилактики рисков причинения вреда  (ущерба) охраняемым законом ценностям на 2022 год (далее – Программа), разработана в целях предупреждения нарушения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее – контролируемые лица) обязательных требований, соблюдение которых оценивается Департаментом по культуре Томской области (далее – Департамент) при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Томской области (далее – контроль), устранения причин, факторов и условий, способствующих нарушению таких обязательных требований.

Организация и проведение профилактических мероприятий Департамента, направленных на предупреждение нарушения обязательных требований, осуществляется ответственными исполнителями на основании соответствующего плана-графика, ежегодно разрабатываемого Департаментом.

Департамент ежегодно в срок до 1 февраля года, следующего за годом утверждения Программы, готовит доклад об итогах профилактических работ за год. Доклад об итогах профилактической работы должен включать в себя результаты мониторинга и уровня развития Программы и эффективности и результативности профилактических мероприятий.

Информация о текущих результатах профилактической работы, готовящихся и состоявшихся профилактических мероприятиях, а также Программа должны размещаться на официальном сайте Департамента.

Анализ текущего состояния регионального государственного

контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле

и развития профилактической деятельности Департамента

В деятельности организаций ежегодно образуется значительный объем документов, имеющих историческую ценность и социальную значимость. Во всех организациях создаются личные дела работников, лицевые счета и другие документы, подтверждающие размер заработной платы, документы о награждении. Организации-источники комплектования государственных и муниципальных архивов создают документы, которые могут быть включены в состав Архивного фонда Российской Федерации и в дальнейшем отнесены к числу особо ценных и уникальных документов Томской области.  Государственные и муниципальные архивы осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Во многих организациях финансирование деятельности по упорядочению документов и обеспечение надлежащих условий хранения осуществляется по остаточному принципу, нагрузка по осуществлению этой деятельности возлагается дополнительно на специалистов, имеющих другие должностные обязанности. Это влечет нарушение законодательства об архивном деле: не производится экспертиза ценности, дела хранятся неоформленные и не описанные, что создает сложности для поиска необходимых документов и может повлечь нарушение прав граждан и организаций на предоставление информации. Ненадлежащие условия хранения создают угрозу утраты архивных документов, их физического и биологического повреждения.

Наиболее значимыми рисками деятельности в сфере архивного дела являются:

1. утрата документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, их физическое или биологическое повреждение. В соответствии со статьей 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон №125-ФЗ) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, обязаны также передавать документы Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные (муниципальные) архивы. Несоблюдение этих обязанностей, либо ненадлежащее их соблюдение может повлечь утрату исторически значимой информации;
2. нарушение конституционного права граждан и организаций на получение информации. Утрата документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, их физическое или биологическое повреждение влечет не только утрату исторически значимой информации, она также создает трудности или делает невозможным реализацию права граждан и организаций на получение информации, что, в свою очередь, может повлечь невозможность подтверждения трудового стажа, размера заработной платы, фактов награждения и негативно сказаться на качестве жизни граждан.

Федеральным законом №125-ФЗ предусмотрено осуществление контроля уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела за соблюдением обязательных требований, установленных в соответствии с федеральными законами Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами субъектов Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории соответствующего субъекта Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в пункте 1 части 2 статьи 16 Федерального закона № 125-ФЗ.

 Положение о Департаменте по культуре Томской области, утвержденное постановлением Губернатора Томской области от 14 ноября 2012 года №158, определяет, что таким органом государственной власти, уполномоченным осуществлять контроль за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Томской области является Департамент по культуре Томской области.

Контроль направлен на реализацию мер по контролю за соблюдением архивного законодательства и уменьшения вреда от нарушения этого законодательства государству и гражданам.

Результаты контроля характеризуются следующими данными.

В результате проверок установлены нарушения обязательных требований.

По результатам проверок в связи с выявленными нарушениями обязательных требований Департаментом было вынесено предписаний:

− в 2018 году – 33;

− в 2019 году – 55;

− в 2020 году – 4;

– в 2021 году – 20.

Снижение количества проверок в 2020 году обусловлено мораторием на проверки, введенным Постановлением Правительства РФ от 3 апреля 2020 г. № 438 «Об особенностях осуществления в 2020 году государственного контроля (надзора), муниципального контроля и о внесении изменения в пункт 7 Правил подготовки органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

В целях профилактики нарушений обязательных требований Департаментом проведены следующие профилактические мероприятия:

— актуализирован и размещён на официальном сайте Департамента Перечень актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле;

— разработана и размещена на официальном сайте Департамента ведомственная программа профилактики нарушений обязательных требований на 2020 год и плановые 2021–2022 годы;

— проведено обобщение и анализ правоприменительной практики осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в 2020 году, на официальном сайте Департамента размещён обзор обобщения и анализа правоприменительной практики осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле за 2020 год;

— проведёно три обучающих семинара для специалистов, ответственных за ведение делопроизводства и учёт, хранения, комплектование и использование архивных документов в организациях;

— подготовлены обзоры изменений в законодательстве и размещены на сайте вместе с ссылками на нормативные и методические документы.

При осуществлении контрольных мероприятий специалистами комитета по делам архивов Департамента проводятся консультации по разъяснению обязательных требований.

Указанные меры ведут к росту уровня знаний о требованиях, предъявляемых нормативными правовыми актами в сфере архивного дела, что, в свою очередь, приводит к снижению количества выявляемых нарушений. Наибольшую пользу приносят, как показывает практика, проводимые специалистами комитета по делам архивов семинары.

Обучающие семинары для должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архив направлены на получение указанными лицами представления о порядке работы с документами, как на стадии текущего делопроизводства, так и позднее, при создании архивного фонда организации.

Основные цели и задачи проведения профилактической работы

в рамках осуществления государственного

контроля за соблюдением законодательства об архивном деле

Целями проведения мероприятий по профилактике нарушений обязательных требований подконтрольными субъектами являются:

1) предупреждение нарушений обязательных требований;

2) устранение причин, факторов и условий, способствующих возможному нарушению обязательных требований;

3) повышение прозрачности системы контроля за соблюдением законодательства об архивном деле;

4) снижение издержек как Департамента, так и подконтрольных субъектов при осуществлении контроля за соблюдением законодательства об архивном деле;

5) снижение административной нагрузки на подконтрольные субъекты;

6) создание мотивации к добросовестному поведению и, как следствие, снижение уровня ущерба охраняемым законом ценностям.

Задачами проведения мероприятий по профилактике нарушений обязательных требований подконтрольными субъектами являются:

1) формирование единообразного понимания обязательных требований у всех участников осуществляемой Департаментом контрольной деятельности;

2) выявление причин, факторов и условий, способствующих нарушению обязательных требований подконтрольными субъектами, определение способов их устранения или снижения рисков возникновения;

3) выявление типичных нарушений обязательных требований и подготовка предложений по их профилактике.

Оценка эффективности программы

Ожидаемым социальным эффектом от проводимых профилактических мероприятий является повышение уровня осведомленности об обязательных требованиях в сфере архивного дела, о том, какие именно интересы граждан и организаций защищаются при осуществлении контрольно-надзорных мероприятий специалистами комитета по делам архивов Департамента, что повлечет сокращение количества нарушений законодательства об архивном деле, сохранение исторически и социально значимых документов, сокращение нарушений прав граждан и организаций на получение информации.

Экономическим эффектом от реализованных мероприятий должна быть минимизация ресурсных затрат всех участников контрольно-надзорной деятельности за счет снижения административного давления.

Оценить выполненные за отчетный период профилактические мероприятия могут следующие показатели результативности и эффективности:

1. количество проведенных профилактических мероприятий.

Единица измерений – единица.

Разъяснения по показателю: количество проведенных мероприятий по формам.

2. количество субъектов, в отношении которых проведены профилактические мероприятия.

Единица измерения – единица.

Разъяснения по показателю: количество подконтрольных субъектов – адресатов проведенных мероприятий.

3) доля проверок, по итогам которых выявлены нарушения обязательных требований от общего количества запланированных проверок.

Единица измерений – процент.

Разъяснения по показателю: отношение количества проверок за отчетный период, по которым выявлены нарушения обязательных требований, к общему количеству проведенных плановых проверок за отчетный период.

4) доля внеплановых проверок, по итогам которых установлено, что предписания подконтрольными субъектами исполняются в полном объеме, от общего количества проведенных внеплановых проверок.

Единица измерения – процент.

Разъяснения по показателю: отношение количества внеплановых проверок за отчетный период, по итогам которых установлено, что предписания подконтрольными субъектами исполняются в полном объеме, к общему количеству проведенных внеплановых проверок за отчетный период.